Volontiers! l'outil pour gérer un staff événementiel

Quel stress d'organiser un événement avec des dizaines de bénévoles ! Notre outil de gestion Volontiers! vous simplifiera grandement la vie pour recruter des personnes et créer les plannings de chacun.

Volontiers!, le service en ligne pour les équipes événementielles

Organiser un événement, qu’il soit culturel, sportif ou commercial, demande une coordination minutieuse et une gestion efficace des ressources humaines. Pour répondre à ces défis, nous avons développé Volontiers!, une application de gestion de staff événementiel. Avec le SaaS¹ Volontiers!, recruter et gérer des bénévoles et du personnel rémunéré n’a jamais été aussi simple.

Vous définissez vos besoins : lieux, missions, horaires, critères, nombre de personnes, etc. Puis les bénévoles s’inscrivent à la plateforme et choisissent d’occuper des postes où ils sont compétents et aux heures où ils sont disponibles.

Contexte de développement

L’histoire de cet outil est, je trouve, intéressante, car l’application Volontiers! est issue d’un partenariat avec les Championnats d’Europe de Pétanque 2024 à Martigny. Elle est née d’une réflexion entre faire évoluer une ancienne base de code et développer un produit innovant. Alors penchons-nous sur la création du SaaS Volontiers!

Reprendre une ancienne application ?

Isaline, co-responsable des bénévoles, souhaitait utiliser pour cet événement un logiciel de gestion qu’elle connaissait bien. Fait sur mesure il y a plus d’un lustre² par des volontaires, le site n’avait connu qu’une maintenance minimale pour des raisons de coûts par différents intervenants.

Dans les grandes lignes (de code), la situation n’était guère avenante :

• des dépendances dépréciées, voire abandonnées
• plusieurs développeurs qui se sont succédé
• aucune documentation ou presque
• une logique métier conçue pour un festival annuel uniquement
• l’introduction de la nLPD (nouvelle Loi sur la Protection des Données)

Fallait-il étudier en profondeur le logiciel et l’adapter ? Non, c’était bien trop coûteux pour une utilisation unique.

Se tourner vers un service existant

On le dit souvent, s’il n’y a pas de concurrence, c’est qu’il n’y a pas de marché. Les concurrents existent donc. Mais après une analyse, nous avons constaté que les besoins particuliers n’étaient pas entièrement couverts par ces outils.

Si certains ont l’avantage d’une tarification minimaliste, cela s’explique par un manque de fonctionnalités ou par une interface non-francophone. Plusieurs plateformes ont le défaut de stocker les données personnelles de leurs utilisateurs en dehors de la Suisse ou de l’Union Européenne ou alors d’afficher publiquement l’identité des bénévoles.³

Enfin plusieurs services ont des problèmes de type UI/UX avec une interface au design vieillissant ou alors difficile à comprendre et à utiliser.

Volontiers! comme nouvelle solution

Développer le SaaS Volontiers! représentait donc une alternative pertinente. En outre, le soutien et les retours des organisateurs et organisatrices des Championnats d’Europe nous assuraient de concevoir et de développer un outil répondant réellement aux besoins du terrain.⁴

Ainsi Volontiers! est personnalisable selon les besoins de chaque événement, qu’il s’agisse d’une manifestation unique ou régulière. De plus, fort de la multiculturalité d’une compétition européenne, notre outil événementiel est réfléchi avec la gestion des langues aussi bien pour l’affichage de la plateforme que comme critère de recrutement. La plateforme est également adaptée pour gérer des numéros de téléphones internationaux, dont les formats peuvent varier.

Volontiers! permet aussi de communiquer avec les personnes inscrites en leur transmettant leur planning et bientôt en leur envoyant des messages personnalisés.

Et grâce à notre étude des alternatives, nous avons pris soin de stocker les données en Suisse auprès d’un hébergeur éthique et écologique, tout en minimisant la récolte et la diffusion des données.

Et maintenant ?

Aujourd’hui Volontiers! est déjà utilisé par plusieurs organisations et a ainsi permis à plus de 500 bénévoles de s’inscrire à différentes activités. Nos objectifs de développement sont encore nombreux et nous fourmillons d’idées, comme vous vous en doutiez vu notre portfolio…

Nous avons à coeur d’accompagner les organisateurs et organisatrices d’événements pour leur fournir un outil fiable, pertinent et agréable afin de leur simplifier la vie pour créer des moments magiques avec leurs équipes !

Rejoignez l’aventure Volontiers!

Liens utiles

• Ils cherchent des bénévoles (mis à jour le 20.06.2024) : Hérisson sous gazon

Notes

1. Software as a Service, soit un logiciel utilisable depuis le web sans nécessiter d’installation sur votre ordinateur. Les SaaS sont probablement omniprésents dans votre quotidien : Gmail, Microsoft Office 365, Notion, etc. ↩

2. Terme issu de l’Antiquité romaine, un lustre est une durée de 5 ans. #historien ↩

3. Par exemple, Monsieur R***** G****, au nom plutôt unique et dont l’adresse exacte est publiée sur un autre site, était absent de son domicile le soir du 25 mai 2024 car il servait des bières à la buvette de son club de foot comme il l’a annoncé il y a 2 mois. Pas idéal, non ? ↩

4. Au moment où j’écris ces lignes, les Championnats d’Europe de Pétanque ont commencé à Martigny et c’est, à n’en pas douter, déjà un succès. Bravo et merci de votre confiance ! ↩